Préparation : Après acceptation du devis par le client: – Validation du devis sur ActiCar. – Vérification des informations nécessaires au bon déroulement du voyage : Planning du billet collectif : Facturation Envoi de la facture générée par ActiCar au client.

Si l’amplitude journée est supérieure à 14h00 Il faut alors déterminer le point de relai – Dans le logiciel ActiCar : Création de la fiche client si c’est un nouveau client, ou vérification des éléments de celle-ci pour les clients existants. Dans la fiche client complète, nous trouvons : – Traitement de la demande – cotation via ActiCar – Envoi du devis au client par email avec les conditions générales de vente.

Pour les repos journaliers, activer l’option au niveau des préférences personnelles (Mes préférences…):

Les circuits réguliers doivent tous être rattachés à un enchaînement. Ces enchaînements se gèrent depuis la fenêtre exploitation/enchaînements  Pour en créer un nouveau il faut cliquer sur « Mode modification des enchaînements » puis sur « + »

Une fois tous ces éléments prêts, il est possible de créer les circuits : Choisir le CLIENT, déterminer un nom de service qui soit compréhensible par le client, le service exploitation, les conducteurs et le service comptable notamment. Indiquer le classement, le type et la capacité contractuelle du véhicule, le groupe d’exclusion à appliquer, la période de fonctionnement (dates de début et de fin) ainsi que le nom de la ligne. Les noms de circuits sont généralement les noms donnés par le client. Des adaptations (à faire valider par un responsable) compréhensibles par tous peuvent être utilisées ponctuellement en cas d’homonymies avec des circuits existants, d’absence d’informations par le client ou de noms trop complexes/longs. En fonction des situations il est possible soit de créer un circuit supplémentaire en partant d’une sous-ligne ou en dupliquant un circuit déjà créé. ATTENTION : Compte tenu de l’affectation des circuits à des enchaînements, il est IMPERATIF de créer autant de version de circuits qu’il y aura de versions d’enchaînements : Par exemple, service en fonctionnement Annuel ayant des affectations différentes en période de vacances et en période scolaire -> Deux versions, l’une avec calendrier scolaire, la seconde avec calendrier vacances. En cliquant sur le circuit ou sur « Circuits », vous pouvez indiquer les jours de fonctionnement (LMMeJVSD), compléter le cas échéant le groupe d’exclusion spécifique au circuit et indiquer le conducteur et le véhicule (En général cette dernière étape sera faite soit dans un enchaînement et/ou sur le roulement) ATTENTION : Dans TOUS les cas, la première activité doit TOUJOURS être en REPOS (Re). Les seules exceptions autorisées seront des courses validées au préalable par le Coordinateur Etudes / Exploitation ou la Responsable RH et UNIQUEMENT pour une matérialisation en Coupure rémunérée (C1 ou C2) Une fois l’ensemble des circuits créés, mettre une date d’accord afin que les circuits apparaissent au planning.