L’organisation est un facteur clé pour conserver le meilleur lien possible avec vos clients et prospects. C’est pourquoi nous accordons une grande importance à simplifier l’édition et la lecture des fichiers clients sur ActiCar. Le fichier clientèle permet ainsi de gérer plusieurs correspondants pour un client ou prospect, assurant ainsi une relation de qualité avec les clients.
L’historique des courriers et divers éléments relationnels avec les clients sont conservés et facilement consultables. Leur réalisation est faite sur le traitement de texte intégré, soit à partir de lettres modèles, auxquelles il est possible d’apporter des modifications lors de chaque utilisation, ou en partant d’une feuille blanche, certains éléments de la fiche client pouvant être repris sans re-saisie.
Une fonction mailing est prévue, permettant de cibler la communication vers les prospects ou clients, selon les critères choisis.
Nous vous proposons un large choix de modes de facturation, prenant en compte notamment les occasionnels et les réguliers. Ainsi, il est possible de facturer sur la base d’un billet collectif, d’un client et d’une période, d’un service, ou d’un contrat.
Les factures sont réalisées avec un minimum de saisie, le corps du texte proposé par défaut restant modifiable grâce au traitement de texte intégré. En fonction du client, vous pouvez choisir de noter les prix des transports en HT ou en TTC. Les particularités liées aux transports à l’étranger et aux débours sont traitées.
Il est tout à fait possible d’éditer des ”avoirs” en cas de besoin.
Vous pouvez à tout moment et en quelques clics avoir une vue globale sur votre situation actuelle : les circuits non facturés, les factures non réglées, ou encore les factures émises sur une période choisie.
Les règlements peuvent être enregistrés et affectés sur un ou plusieurs comptes bancaires. L’édition des remises de chèque est facilitée.
Des tableaux de synthèse périodiques en fonction des catégories de services ou des comptes produits peuvent tout à fait être édités au besoin.
Les données nécessaires peuvent être extraites simplement de la facturation et des règlements enregistrés dans ActiCar et exportées périodiquement, sans re-saisie vers la comptabilité de votre choix.
Notre solution est ainsi compatible avec un grand nombre des principaux logiciels comptables du marché : “Ciel”, “EBP”, “Sage”, “Cegid”, “Quadra” et “Interlogiciel” (nous consulter pour d’autres solutions comptables).
Nous vous proposons une base de logiciel de gestion clé en main, simple à déployer, permettant de gérer entièrement votre exploitation.
Que ce soit pour des services occasionnels ou réguliers, la prise en main du logiciel est intuitive.
Les devis occasionnels peuvent être réalisés de façon simplifiée, en bénéficiant d’automatismes limitant au maximum la saisie, ou de façon plus détaillée en créant des étapes ou en reprenant des circuits modèles.
Des possibilités de ré-utilisation de données déjà saisies permettent de réduire les saisies, afin de répondre à des demandes multiples.
Pour les services occasionnels, le prix est calculé systématiquement circuit par circuit, ou pour tous les circuits du service. L’édition d’une offre écrite peut être réalisée de façon automatique ou en utilisant le traitement de texte intégré, en reprenant des devis modèles, que vous pouvez modifier au cas par cas.
Pour les services réguliers, le calcul tarifaire est réalisé pour chaque circuit. Les circuits composant les services réguliers sont à réaliser selon une périodicité choisie, entre les dates de début et de fin du service. Des périodes d’interruptions (par exemple les vacances scolaires) peuvent être prévues. Une pré-affectation des conducteurs et des véhicules peut être faite pour les circuits réguliers.
Le calcul des prix est effectué à l’aide de tarifs de référence pré-définis, ou choisis par l’utilisateur. Il tient compte de votre codification tarifaire des temps d’activité conducteur, et d’utilisation des véhicules. Le résultat du calcul n’est pas imposé à l’utilisateur, qui peut le modifier pour enregistrer le montant issu de la négociation avec le client. Une grille de forfaits par client peut être définie.
Un bilan de l’activité des conducteurs est réalisé pour chaque circuit. À partir de la fiche service, il est possible de réaliser et d’enregistrer des courriers à l’intention du client (même principe que pour les clients). Ces courriers peuvent être adressés par e-mail. Il est possible de consulter le planning à une date choisie (“carnet de commandes”).
Lors de la commande, obtenue par un simple clic sur le libellé “Date d’accord”, une éventuelle pré-affectation de conducteur ou de véhicule peut être enregistrée.
Le planning est automatiquement alimenté par les circuits commandés. Il est alors possible de conserver ou modifier les pré-affectations, et de réaliser les affectations nécessaires, à partir d’une présentation des circuits en liste ou de façon simple et interactive par “glisser déposer” sur le planning graphique. Les circuits affichés sur le graphique sont double-cliquables, pour garantir une ergonomie et une efficacité d’utilisation du logiciel.
Le fichier du personnel comprend les conducteurs et éventuellement les administratifs. Le contrat de travail et plus généralement, l’ensemble des relations avec le personnel est mémorisé et facilement éditable.
Des indisponibilités telles que périodes de congés, ou de maladie, mises en inactivité, … sont gérées, notamment pour l’impact sur le planning. Elles apparaissent dans le planning graphique.
Les statuts des véhicules sont gérés et aisément consultables, notamment pour leurs indisponibilités telles qu’entretien ou réparations, et leurs mises en inactivité éventuelles.
Une gestion complète des coûts des véhicules est permise avec l’Option Parc.
De plus, il est possible de constituer un fichier de circuits modèles, pouvant être repris automatiquement pour créer des circuits, tant occasionnels que réguliers.
Cette fonctionnalité apporte une simplification majeure dans la saisie des circuits constituant les services.
Pour que la solution déployée au sein de votre entreprise soit la plus adaptée à l’ensemble de vos besoins, nous vous proposons un large panel de fonctionnalités complémentaires innovantes, créées pour répondre à l’ensemble des problématiques liées à la gestion des activités de transport de personnes.
Notre Option Social constitue un complément logique en utilisant les temps saisis pour l’exploitation. Elle apporte une solution alternative à la lecture des disques, pour enregistrer les temps réalisés par les conducteurs et établir les suivis réglementaires, et présente l’avantage de permettre une gestion prévisionnelle des temps par rapport aux seuils réglementaires ou aux temps de référence. Des contrôles sur les seuils journaliers, hebdomadaires et mensuels sont prévus, en tenant compte des évolutions de la réglementation.
Pour les circuits occasionnels, la mise à jour des heures des conducteurs peut être effectuée directement dans le planning.
La prépaie est obtenue par la constitution des journées des conducteurs à partir des heures, provenant pour l’essentiel par reprise du planning, ce qui réduit la saisie au minimum. Des heures d’absences peuvent être enregistrées. Elles seront comptabilisées par jour et par mois. Des données complémentaires (temps, heures supplémentaires, réglementation CEE et code du travail, frais, primes, congés, …) permettent une véritable gestion sociale optimale. Une fiche récapitulative des données mensuelles d’un conducteur peut aisément être éditée.
Les seuils sociaux journaliers sont vérifiés dès l’élaboration des circuits souhaités par la clientèle et lors de l’affectation des conducteurs. Les seuils hebdomadaires et par quatorzaine sont vérifiés sur un état présentant 4 semaines d’activité.
De plus, en un seul clic, l’état des temps des conducteurs donne leur situation par rapport a leur temps de travail de référence pour le mois en cours ou tout autre période.
En complément de l’Option Social, l’Option Tachy est composée :
L’ensemble des conducteurs de votre entreprise ont la possibilité de consulter leur planning à tout moment sur leur smartphone : nous avons conçu une interface ergonomique, simple d’utilisation, et intuitive.
Dans l’optique de simplifier considérablement le quotidien des conducteurs, il est aussi tout à fait possible de consulter sur le Portail Conducteur l’ensemble des principaux documents de route nécessaires : le billet collectif, l’attestation d’activité (générée automatiquement par ActiCar en fonction du contexte), et au besoin un ordre de mission.
Cette fonctionnalité d’ActiCar apporte une réponse efficace à la nécéssité de maîtriser le coût d’utilisation des véhicules. Elle est totalement intégrée à ActiCar, ce qui assure cohérence et simplification d’utilisation.
En plus de la gestion des consommations, elle complète les données du fichier des indisponibilités des véhicules, par la prise en compte des heures passées et des fournitures utilisées, et le calcul du coût de l’indisponibilité.
Un graphique clair et concis des consommations mensuelles peut être obtenu :
Par ailleurs, l’utilisateur défini pour chaque véhicule, un programme de visites techniques périodiques. Leur programmation est ensuite proposée périodiquement à l’utilisateur.
Des fiches d’interventions peuvent être éditées et mémorisées.
Les indisponibilités induites sur le planning sont automatiquement prises en compte.
Les stocks de pièces de rechange, avec les fournisseurs correspondants sont gérés.
Cette fonctionnalité vient en appui du Planning et de l’Exploitation, en permettant au quotidien :
Le Transport à la demande (TAD) présente de nombreux enjeux, notamment concernant la qualité de service de transport rendu, à travers un système de réservation performant ou encore l’optimisation de la ponctualité du transporteur. Nous avons ainsi conçu cette option pour vous permettre :
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