Produire un voyage implique de coordonner de nombreuses informations : programme, prestataires, tarifs, devis, participants, documents, facturation ou encore rentabilité.
À mesure que le nombre de dossiers augmente, gérer ces éléments dans des fichiers séparés ou des outils qui communiquent peu entre eux peut multiplier les ressaisies et rendre le suivi plus complexe.
Pour un voyagiste ou un tour-opérateur, le rôle d’un logiciel métier ne se limite donc pas à enregistrer des dossiers. Il doit permettre de structurer la production du voyage et de conserver une continuité entre sa conception, sa vente et son suivi administratif.
En bref : un logiciel pour voyagiste ou tour-opérateur doit permettre de centraliser les principales données nécessaires à la production des voyages : programmes, fournisseurs, tarifs, devis, participants, documents, facturation et suivi de la marge. L’enjeu principal est de réutiliser les mêmes informations tout au long du dossier afin de limiter les doubles saisies, fiabiliser le chiffrage et conserver une vision claire de la rentabilité.
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Qu’est-ce qu’un logiciel pour tour-opérateur ou voyagiste ?
Un logiciel tour-opérateur est une solution métier conçue pour accompagner la production, la commercialisation et le suivi des voyages.
Selon l’activité de l’entreprise, il peut notamment centraliser :
- les programmes ;
- les prestataires ;
- les tarifs d’achat ;
- les devis ;
- les prix de vente ;
- les participants ;
- les documents ;
- la facturation ;
- les règlements ;
- le suivi commercial ;
- les indicateurs de rentabilité.
L’objectif est de disposer d’une donnée structurée qui puisse être utilisée successivement par les équipes de production, commerciales et administratives.
Un tarif fournisseur enregistré pour construire un voyage peut par exemple servir au calcul du coût, puis au devis et enfin au suivi de la marge sans devoir être ressaisi à chaque étape.
Quelle différence entre une agence de voyages, un voyagiste et un tour-opérateur ?
Les activités peuvent se recouper, mais leurs besoins logiciels ne sont pas toujours identiques.
Une agence de voyages distributrice commercialise notamment des prestations ou voyages proposés par des fournisseurs ou producteurs.
Un voyagiste ou tour-opérateur intervient davantage dans la conception du produit : il assemble différentes prestations pour construire et commercialiser un voyage.
Cela peut impliquer :
- transport ;
- hébergement ;
- restauration ;
- visites ;
- guides ;
- activités ;
- assurances ;
- autres prestations locales.
La gestion des coûts de production, des fournisseurs et de la marge prend donc une place particulièrement importante.
Une même entreprise peut évidemment exercer plusieurs de ces métiers.
Les 10 fonctionnalités essentielles d’un logiciel pour voyagiste
1. Construire et structurer les voyages
La première fonction consiste naturellement à pouvoir construire un voyage.
Le logiciel doit permettre d’organiser les différentes composantes du programme :
- étapes ;
- journées ;
- hébergements ;
- transports ;
- restaurants ;
- visites ;
- activités ;
- prestations complémentaires.
L’enjeu est de conserver une structure suffisamment précise pour que ces informations puissent ensuite être utilisées dans le devis, les documents et le suivi du dossier.
La production ne doit donc pas constituer une simple fiche descriptive isolée du reste du système.
2. Réutiliser des voyages et des programmes existants
De nombreux voyagistes produisent régulièrement des circuits proches les uns des autres.
Repartir de zéro pour chaque nouveau dossier oblige à ressaisir des informations qui existent déjà.
Un voyage modèle permet au contraire de conserver une production existante comprenant par exemple :
- programme ;
- prestations ;
- fournisseurs ;
- paramètres tarifaires ;
- documents associés.
Cette base peut ensuite être dupliquée et adaptée au nouveau client, aux nouvelles dates ou au nombre de participants.
La réutilisation des productions existantes constitue ainsi un levier important de productivité.
À lire également : Voyages modèles : gagner du temps sur vos devis groupes sans repartir de zéro.
3. Centraliser les prestataires et leurs tarifs
La production touristique repose sur un réseau de fournisseurs pouvant être important :
- hôtels ;
- restaurants ;
- transporteurs ;
- guides ;
- musées ;
- sites touristiques ;
- prestataires d’activités.
Pour chacun d’eux, l’entreprise peut devoir retrouver :
- coordonnées ;
- prestations ;
- tarifs ;
- périodes de validité ;
- conditions négociées ;
- historique des échanges.
Lorsque ces données restent dispersées entre e-mails, tableurs et anciens dossiers, leur réutilisation devient difficile.
Une base fournisseurs centralisée permet de transformer les informations prestataires en véritable donnée de production.
À lire également : SRM prestataires : sécuriser vos coûts et votre marge.
4. Construire rapidement un devis
La création du devis est directement liée à la production.
Le logiciel doit pouvoir prendre en compte différents types de coûts :
- coûts fixes ;
- prix par personne ;
- prestations facultatives ;
- gratuités ;
- suppléments ;
- différentes hypothèses de participants.
Prenons un voyage comprenant un autocar, un guide et plusieurs hôtels : une partie importante des coûts ne varie pas proportionnellement avec le nombre de voyageurs.
Le prix par personne peut donc évoluer fortement selon que le groupe compte 25, 35 ou 45 participants.
Un outil métier doit faciliter ces simulations sans imposer de reconstruire le chiffrage.
À lire également : notre méthode complète pour construire un devis de voyage de groupe.
5. Calculer et suivre la marge
Pour un voyagiste, connaître le prix de vente ne suffit pas.
Il faut également savoir quelle marge le voyage doit générer.
Lors du montage du dossier, cette marge reste prévisionnelle. Elle peut ensuite évoluer en fonction :
- du nombre définitif de participants ;
- des tarifs réellement obtenus ;
- des modifications du programme ;
- des prestations ajoutées ;
- des gratuités ;
- des surcoûts.
Le logiciel doit donc permettre de suivre l’évolution économique du voyage et pas uniquement le prix établi lors du devis initial.
À lire également : Marge voyage : les postes à contrôler avant validation.
6. Gérer participants et inscriptions
Une fois le voyage commercialisé, la logique de production rejoint progressivement celle de l’exploitation du dossier.
Selon le type de voyage, il peut être nécessaire de gérer :
- voyageurs ;
- accompagnants ;
- coordonnées ;
- options ;
- chambres ;
- points de départ ;
- documents ;
- règlements.
Les informations saisies lors de l’inscription doivent idéalement pouvoir être réutilisées dans les autres éléments du voyage.
Cela évite par exemple de maintenir séparément une base clients, un fichier participants et différentes listes opérationnelles.
7. Produire automatiquement les documents
Un même voyage génère de nombreux documents.
Selon l’activité, il peut s’agir :
- du devis ;
- du programme ;
- des confirmations ;
- des convocations ;
- des vouchers ;
- des listes de voyageurs ;
- des rooming lists ;
- des factures.
La production documentaire constitue un bon test de la qualité d’intégration du logiciel.
Si chaque document nécessite de ressaisir des informations déjà présentes ailleurs, le risque d’erreur reste important.
À l’inverse, un système capable de produire ces documents à partir des données du voyage permet de maintenir une meilleure cohérence.
8. Relier production, vente et facturation
La production ne doit pas rester isolée du reste du cycle de vie du dossier.
Une fois le voyage vendu, l’entreprise doit pouvoir suivre notamment :
- acomptes ;
- factures ;
- règlements ;
- soldes ;
- éléments nécessaires à la comptabilité.
Plus les différentes étapes utilisent une base commune, plus il devient facile de suivre l’état réel d’un dossier.
C’est particulièrement important lorsque plusieurs équipes interviennent successivement sur un même voyage.
9. Diffuser les voyages sans nouvelle ressaisie
Lorsqu’un voyagiste commercialise ses propres productions sur internet, la publication sur son site peut créer une nouvelle chaîne de saisie.
Les informations existent déjà dans le logiciel :
- titre ;
- dates ;
- programme ;
- tarifs ;
- descriptifs.
Les recopier manuellement dans le site augmente le travail administratif et le risque que les deux versions deviennent différentes.
La capacité à exporter ou transmettre les informations vers les autres outils de l’entreprise constitue donc un critère important.
À lire également : Exporter ses voyages vers son site web : comment éviter ressaisies et erreurs.
10. Piloter l’activité et retrouver rapidement l’information
Un logiciel métier doit enfin permettre d’obtenir une vision globale de l’activité.
Il peut être utile de retrouver rapidement :
- dossiers en préparation ;
- voyages confirmés ;
- participants ;
- chiffre d’affaires ;
- coûts ;
- marges ;
- règlements ;
- historique clients.
Cette centralisation facilite le suivi quotidien mais aussi l’analyse de l’activité dans le temps.
Le logiciel n’est alors plus simplement un outil de saisie : il devient une base de pilotage de la production touristique.
Quelles fonctionnalités comparer ?
| Fonction | Pourquoi elle est importante |
|---|---|
| Production | Structurer programmes et prestations |
| Voyages modèles | Réutiliser les productions existantes |
| Prestataires | Centraliser fournisseurs, tarifs et conditions |
| Devis | Simuler différentes configurations de vente |
| Marge | Suivre la rentabilité du dossier |
| Participants | Centraliser inscriptions et informations voyageurs |
| Documents | Éviter les ressaisies entre différents supports |
| Facturation | Assurer la continuité jusqu’au règlement |
| Interfaces | Échanger avec site web, comptabilité et autres outils |
| Pilotage | Suivre dossiers, activité et rentabilité |
Pourquoi Excel atteint rapidement ses limites pour la production touristique
Excel peut parfaitement rester utile pour certaines analyses ponctuelles.
Le problème apparaît lorsque le tableur devient simultanément :
- la base fournisseurs ;
- l’outil de chiffrage ;
- la liste des participants ;
- le suivi de marge ;
- le planning ;
- le suivi des paiements.
Plusieurs versions du même fichier peuvent alors circuler et certaines données doivent être transférées manuellement vers les documents, le logiciel comptable ou le site internet.
La question n’est donc pas de savoir si Excel est un bon ou un mauvais outil.
Elle est plutôt :
quelles informations métier doivent être structurées et partagées entre plusieurs étapes du voyage ?
C’est précisément sur ces flux qu’un logiciel dédié peut apporter le plus de valeur.
Comment choisir un logiciel de production pour tour-opérateur ?
Avant une démonstration, il est utile de sélectionner un véritable dossier récent.
Demandez ensuite à l’éditeur de vous montrer comment ce voyage serait géré dans son logiciel :
- création du programme ;
- sélection des fournisseurs ;
- intégration des tarifs ;
- calcul du coût ;
- détermination du prix de vente ;
- édition du devis ;
- inscription des participants ;
- production des documents ;
- facturation ;
- contrôle final de la marge.
Cette approche est généralement beaucoup plus révélatrice qu’une démonstration construite uniquement autour d’une liste de fonctionnalités.
Le bon logiciel est celui qui s’intègre au processus réel de production de l’entreprise.
ActiVoyage : une solution métier pour agences, voyagistes et tour-opérateurs
ActiVoyage est le logiciel de gestion développé par ActiConcept pour les agences de voyages, voyagistes, agences réceptives, tour-opérateurs, DMC et acteurs du MICE.
Il centralise notamment :
- la production et la vente de voyages ;
- la gestion des prestataires ;
- les devis ;
- les inscriptions ;
- les documents ;
- la facturation ;
- le suivi commercial.
L’objectif est de permettre aux différentes étapes du dossier de s’appuyer sur un même environnement et de limiter les ressaisies entre production, vente et gestion administrative.
Votre organisation correspond-elle à ActiVoyage ?
La meilleure manière de le vérifier est de partir de vos propres processus et d’un dossier réel.
Découvrez ActiVoyage ou demandez une démonstration adaptée à l’activité de votre agence ou de votre entreprise de voyages.
FAQ — Logiciel voyagiste et tour-opérateur
Qu’est-ce qu’un logiciel tour-opérateur ?
Un logiciel tour-opérateur est une solution métier permettant de centraliser les données utilisées pour produire et commercialiser des voyages : programmes, fournisseurs, tarifs, devis, participants, documents, facturation et rentabilité.
Quelle différence entre un logiciel d’agence de voyages et un logiciel de tour-opérateur ?
Un logiciel d’agence de voyages peut principalement couvrir la vente et le suivi des dossiers clients. Un tour-opérateur ayant également une activité de production doit en plus gérer la construction des voyages, les fournisseurs, les coûts et la marge. Certaines solutions couvrent les deux activités.
Quel logiciel choisir pour produire des voyages de groupes ?
Il faut notamment vérifier la gestion des prestataires, voyages modèles, coûts fixes et variables, tranches de participants, gratuités, inscriptions, rooming lists, documents et marge.
Pourquoi utiliser un logiciel métier plutôt qu’Excel ?
Un tableur reste utile pour certains calculs, mais devient plus difficile à utiliser lorsqu’une même information doit alimenter production, devis, inscriptions, documents et facturation. Un logiciel métier permet de structurer ces données et de les réutiliser entre plusieurs étapes.
Un logiciel tour-opérateur doit-il gérer la marge ?
Le suivi de marge est particulièrement important pour un producteur de voyages. La rentabilité peut évoluer entre le devis initial et la réalisation du voyage en fonction des participants, tarifs fournisseurs ou modifications du programme.
Un voyagiste peut-il utiliser le même logiciel pour production et facturation ?
Cela dépend de la solution choisie. Une plateforme intégrée peut relier production, vente et facturation afin d’éviter de recréer le dossier dans plusieurs outils.
