Présentation ActiCar

L’intégré de gestion pour autocariste

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ActiCar est un logiciel de gestion de l’activité des entreprises de transports publics de voyageurs.

D’emblée, la gestion des Transports va des relations clientèle, jusqu’à la facturation, en passant par la gestion interactive du planning graphique, incluant les services occasionnels et réguliers.

L’option Social permet d’exploiter en intégrant la réglementation. Elle assure la réalisation de la prépaie et le contrôle par rapport à la réglementation. Elle permet une gestion prévisionnelle des temps.

En complément, l’option Tachy permet l’import des données du tachygraphe, une présentation graphique comparative et le choix pour la prépaie.

L’option Parc ajoute le suivi technique et financier des véhicules, (consommations, visites techniques périodiques, entretien, stocks et fournisseurs).

L’option Réseau permet la gestion des enchaînements de circuits par les conducteurs, et le calcul des heures de ramassage en fonction des km.

L’option Borne conducteur permet la mise à disposition des conducteurs en “libre service”, des informations concernant leur planning.

L’option TAD permet la gestion des clients individuels et des leur réservations.

Grâce à l’intégration avec le planning, les ordres de missions indiquent les RV précis.

ActiVoyage est un logiciel destiné à la gestion des “voyagistes”. La gestion des Voyages Groupes offre l’organisation des voyages et la vente aux groupes, depuis l’étude jusqu’à la facturation, en passant par les réservations des prestations et les inscriptions.

En complément, l’option Voyages à la Place offre la vente des voyages aux individuels, avec l’édition d’un bulletin d’inscription.

L’option Voyages TO permet les ventes individuelles sur catalogue, dans les agences de voyages.

Clientèle

ActiCar comporte un fichier clientèle, qui permet de gérer plusieurs correspondants pour un client ou prospect, assurant ainsi une relation de qualité avec les clients.

Les courriers et les relations avec les clients sont mémorisés et facilement consultables. Leur réalisation est faite sur le traitement de texte intégré, soit à partir de lettres modèles, auxquelles il est possible d’apporter des modifications lors de chaque utilisation, ou en partant d’une feuille blanche, certains éléments de la fiche client pouvant être repris sans re-saisie.

Une fonction mailing est prévue, permettant de cibler la communication vers les prospects ou clients, selon les critères choisis.

Exploitation

Les services proposés et rendus par l’entreprise sont occasionnels ou réguliers, lorsqu’une périodicité peut être définie. Les services sont composés d’un ou plusieurs circuits, eux-mêmes comportant au moins deux étapes.
Les données relatives à un contrat de service sont conservées en mémoire.

Les devis occasionnels peuvent être réalisés de façon simplifiée, en bénéficiant d’automatismes limitant au maximum la saisie, ou de façon plus détaillée en créant des étapes ou en reprenant des circuits modèles.
Des possibilités de ré-utilisation de données déjà saisies permettent de réduire les saisies, afin de répondre à des demandes multiples.

Pour les services occasionnels, le prix est calculé systématiquement circuit par circuit, ou pour tous les circuits du service. L’édition d’une offre écrite peut être réalisée de façon automatique ou en utilisant le traitement de texte intégré, en reprenant des devis modèles, que vous pouvez modifier au cas par cas.

Pour les services réguliers, le calcul tarifaire est réalisé pour chaque circuit.
Les circuits composant les services réguliers sont à réaliser selon une périodicité choisie, entre les dates de début et de fin du service. Des périodes d’interruptions (par exemple les vacances scolaires) peuvent être prévues.
Une pré-affectation des conducteurs et des véhicules peut être faite pour les circuits
réguliers.

Le calcul des prix est effectué à l’aide de tarifs de référence pré-définis, ou choisis par l’utilisateur. Il tient compte de votre codification tarifaire des temps d’activité conducteur, et d’utilisation des véhicules. Le résultat du calcul n’est pas imposé à l’utilisateur, qui peut le modifier pour enregistrer le montant issu de la négociation avec le client. Une grille de forfaits par client peut être définie.

Un bilan de l’activité des conducteurs est réalisé pour chaque circuit.
A partir de la fiche service, il est possible de réaliser et d’enregistrer des courriers à
l’intention du client (même principe que pour les clients). Ces courriers peuvent être
adressés par e-mail.
Il est possible de consulter le planning à une date choisie (“carnet de commandes”).

Lors de la commande, obtenue par un simple clic sur le libellé “Date d’accord”, une éventuelle pré-affectation de conducteur ou de véhicule peut être enregistrée.

Le planning est automatiquement alimenté par les circuits commandés.
Il est alors possible de conserver ou modifier les pré-affectations, et de réaliser les affectations nécéssaires, à partir d’une présentation des circuits en liste ou de façon interactive par “glisser déposer” sur le planning graphique.
Les circuits affichés sur le graphique sont double-cliquables.

L’affectation peut être directe, ou aidée par le choix dans une liste de conducteurs ou
de véhicules disponibles.
Les circuits occasionnels et réguliers (selon les données) restent modifiables.
L’annulation d’un circuit peut être prise en compte par suppression de la fiche.

Des contrôles portant sur le renseignement, les doubles affectations et les indisponibilités déclarées, des conducteurs et des véhicules, peuvent être demandés et sont représentés en couleur sur le graphique.

A titre d’exemple, vous obtenez en plein écran ou sur papier une représentation des circuits sur des périodes allant de la demi-journée à 4 semaines, avec un paramétrage personnalisé des couleurs en fonction du classement des circuits, telle que ci-dessous :

Le menu planning offre la possibilité d’imprimer ou de consulter, automatiquement pour tous les conducteurs, ou pour un conducteur particulier, pour une date donnée ou une période, les ordres de mission (standard, détaillé ou par période), les billets collectifs, et les attestations de non-conduite de façon automatique.

Une fois les circuits réalisés, le planning mis à jour constitue la mémoire de l’activité de l’entreprise, dont l’analyse est facilitée par des fonctions puissantes de recherche, de tris multicritères et d’impressions d’états variés.
La réalisation de statistiques diverses sur l’entreprise est ainsi à la portée de l’utilisateur.

Une fonctionnalité spécifique permet d'obtenir une fenêtre regroupant, pour une journée, les affectations conducteurs et véhicules correspondants, avec possibilité de consulter la liste des circuits de chacun, les conducteurs et véhicules disponibles et ceux présentant au moins une indisponibilité dans la journée.

 

Facturation

ActiCar offre un large choix de modes de facturation, pour prendre en compte notamment les occasionnels et les réguliers. Ainsi, il est possible de facturer sur la base d’un billet collectif, d’un client et d’une période, d’un service, ou d’un contrat.

Les factures sont réalisées avec un minimum de saisie, le corps du texte proposé par défaut restant modifiable grâce au traitement de texte intégré. En fonction du client, vous pouvez choisir de noter les prix des transports en HT ou en TTC.
Les particularités liées aux transports à l’étranger et aux débours sont traitées.
L’édition d’”avoirs” est possible.
Vous pouvez obtenir simplement les circuits non facturés, les factures non réglées, et les factures émises sur une période choisie.

Les règlements peuvent être enregistrés et affectés sur un ou plusieurs comptes bancaires. L’édition des remises de chèque est facilitée.

Des tableaux de synthèse périodiques en fonction des catégories de services ou des comptes produits peuvent être édités.

Comptabilité

Pour ce domaine, déjà largement traité par des logiciels standards, les données nécessaires pourront être extraites de la facturation et des règlements enregistrés dans ActiCar et exportées périodiquement, sans re-saisie vers la comptabilité de votre choix, sous réserve de faisabilité.
Les comptabilités disponibles actuellement sont “Ciel”, “EBP”, “Sage”, “Cegid”
“Quadra” et “Interlogiciel” (nous consulter pour d’autres logiciels comptables).

Ressources

Le fichier du personnel comprend les conducteurs et éventuellement les administratifs. Le contrat de travail et plus généralement, l’ensemble des relations avec le personnel est mémorisé et facilement éditable.

Des indisponibilités telles que périodes de congés, ou de maladie, mises en inactivité, ... sont gérées, notamment pour l’impact sur le planning. Elles apparaissent dans le planning graphique.

Les véhicules sont gérés, notamment pour leurs indisponibilités telles qu’entretien ou réparations, et leurs mises en inactivité éventuelles.

Une gestion complète des coûts des véhicules est permise avec l’option Parc (voir page suivante). 

De plus, il est possible de constituer un fichier de circuits modèles, pouvant être repris automatiquement pour créer des circuits, tant occasionnels que réguliers. 

Cette fonctionnalité apporte une simplification importante dans la saisie des circuits constituant les services.

Option Parc

Cette option d’ActiCar apporte une réponse efficace à la nécéssité de maîtriser le coût d’utilisation des véhicules. Elle est totalement intégrée à ActiCar, ce qui assure cohérence et simplification d’utilisation.

En plus de la gestion des consommations, elle complète les données du fichier des indisponibilités des véhicules, par la prise en compte des heures passées et des fournitures utilisées, et le calcul du coût de l’indisponibilité. Un graphique des consommations mensuelles peut être obtenu tel que ci-dessous :

Par ailleurs, l’utilisateur défini pour chaque véhicule, un programme de visites techniques périodiques. Leur programmation est ensuite proposée périodiquement à l’utilisateur.

Des fiches d’interventions peuvent être éditées et mémorisées.

Les indisponibilités induites sur le planning sont automatiquement prises en compte.

Les stocks de pièces de rechange, avec les fournisseurs correspondants sont gérés.

Option Social

Cette option constitue un complément logique en utilisant les temps saisis pour l’exploitation.
Elle apporte une solution alternative à la lecture des disques, pour enregistrer les temps réalisés par les conducteurs et établir les suivis réglementaires, et présente l’avantage de permettre une gestion prévisionnelle des temps par rapport aux seuils réglementaires ou aux temps de référence.
Des contrôles sur les seuils journaliers, hebdomadaires et mensuels sont prévus, en tenant compte des évolutions de la réglementation.

Pour les circuits occasionnels, la mise à jour des heures des conducteurs peut être effectuée directement dans le planning.
La prépaie est obtenue par la constitution des journées des conducteurs à partir des heures, provenant pour l’essentiel par reprise du planning, ce qui réduit la saisie au minimum. Des heures d’absences peuvent être enregistrées. Elles seront comptabilisées par jour et par mois.
Des données complémentaires (temps, heures sup., réglementation CEE et code du travail, frais, primes, congés, ...) permettent une véritable gestion sociale.
Une fiche récapitulative des données mensuelles d’un conducteur peut être éditée.

Les seuils sociaux journaliers sont vérifiés dès l’élaboration des circuits souhaités par la clientèle et lors de l’affectation des conducteurs. Les seuils hebdomadaires et par quatorzaine sont vérifiés sur un état présentant 4 semaines d’activité.
De plus, en un seul clic, l’”état des temps” des conducteurs donne leur situation par rapport a leur temps de travail de référence pour le mois en cours ou tout autre période.

Ces données sociales synthétiques sont accessibles simultanément avec le planning en multi-fenêtres et peuvent être mises à jour instantanément, ce qui permet une véritable gestion prévisionnelle des contraintes sociales.

Option Tachy

L’option Tachy en complément de l'option Social, est composée

• de fonctions d’import des temps issus des controlographes (formats Solid - MDTP et Strada),
• de la présentation graphique comparative prévu/réalisé des données journalières du conducteur,
• et de la possibilité de choisir pour la prépaie, soit les données issues du planning, soit les données du controlographe, et dans chaque cas, d'y apporter des corrections éventuelles.

Elle permet d’intégrer les données des générées par la lecture des disques (analogiques) ou par la lecture des cartes avec un logiciel d’archivage réglementaire permettant de faire un export (aux formats ci-dessus pour les numériques).

L’option Borne Conducteur est composée :

• de la possibilité pour un conducteur de consulter son planning pour les jours à venir,
• d’imprimer les documents de route tels que le billet collectif, l’attestation d’activité (qui est générée automatiquement par ActiCar en fonction du contexte) et si besoin un ordre de mission.

L’installation de la borne peut être réalisée sur site dans un local pour conducteurs, avec éventuellement un écran tactile.
Son accès peut aussi être autorisé par internet pour les conducteurs ne revenant pas au dépôt.
Nous consulter pour ces aspects spécifiques de configuration.

Option Réseau

L’option Réseau permet :

• la gestion des lieux d’arrêts avec enregistrement des coordonnées GPS par photo ou adresse,
• la gestion des enchaînements de circuits par les conducteurs et les véhicules,
• le calcul automatique des heures de ramassage en fonction des km et de la moyenne kilométrique,
• le suivi des départs en temps réel avec enregistrement automatique des écarts.

Option TAD

L’option TAD est composée :

• d’une gestion des clients individuels,
• de l’enregistrement des réservations avec des aides à la saisie,
• de la gestion des affectations des réservations sur les véhicules, avec un lien direct sur le planning,
• de l’édition des ordres de missions conducteurs comprenant les RV détaillés,
• du calcul automatique des synthèses et statistiques périodiques.